Você está sempre checando seus e-mails? Veja como retomar o controle da sua caixa de entrada.

Verificar o e-mail o tempo todo parece uma obrigação, mas para a maioria das pessoas isso torna o dia de trabalho mais estressante e menos produtivo. Em um experimento, participantes que só podiam verificar o e-mail três vezes ao dia relataram níveis de estresse mais baixos do que aqueles que podiam ler livremente. A solução é ler o e-mail em alguns blocos de tempo definidos por dia e ter um caminho claro para o que é realmente urgente — assim você não precisa ficar monitorando a caixa de entrada para se sentir seguro.

A caixa de entrada como reflexo

Para muitos, o e-mail é a primeira coisa que verificamos pela manhã e a última à noite, com interrupções constantes entre esses dois momentos. Frequentemente, abrimos nossa caixa de entrada sem termos recebido nenhuma mensagem, apenas para ver se chegou alguma coisa. É o mesmo reflexo de checagem que nos leva a atender o telefone: uma pequena emoção, um alívio rápido e um hábito que se fortalece a cada vez.

Cada verificação também custa mais do que os segundos que leva. Você perde o controle do que estava fazendo e leva tempo para retomar. O custo dessas interrupções durante um dia de trabalho é descrito no artigo sobre interrupções no trabalho .

O que os experimentos mostram

Kostadin Kushlev e Elizabeth Dunn fizeram com que um grupo de adultos vivesse uma semana em que só podiam verificar seus e-mails três vezes ao dia e outra semana em que podiam verificá-los com a frequência que desejassem. Durante a semana com poucas verificações, os participantes relataram níveis de estresse diário mais baixos.

Gloria Mark e seus colegas foram além e fizeram com que um grupo de funcionários de escritório trabalhasse completamente sem e-mail por alguns dias. Eles alternavam entre janelas e tarefas com menos frequência, permaneciam mais tempo em uma mesma tarefa e apresentaram níveis de estresse mais baixos, conforme medido por sinais corporais.

Ambos os estudos são pequenos, e um ambiente de trabalho sem e-mails não é algo que a maioria das pessoas possa implementar. Mas a direção é clara: menos vezes não é pior, e pode ser significativamente mais agradável.

Três quarteirões por dia

Escolha dois ou três horários por dia para ler e responder a e-mails, por exemplo, após o primeiro turno da manhã, depois do almoço e um pouco antes de ir para casa. Nos intervalos entre os turnos, mantenha sua caixa de entrada fechada.

Desative as notificações de e-mail. Tanto no computador quanto no celular. Uma notificação de um novo e-mail é um convite para quebrar o bloqueio, e a maioria das pessoas aceita.

Feche o programa, não apenas a janela. Um programa de e-mail rodando em segundo plano com uma calculadora no canto é uma distração, mesmo quando você não está olhando.

Trate cada e-mail apenas uma vez. Depois de lê-lo: responda imediatamente se levar menos de alguns minutos; caso contrário, coloque-o em uma lista com um horário para respondê-lo. Ler o mesmo e-mail cinco vezes sem fazer nada é a forma mais custosa de lidar com e-mails.

Para que você não perca o que é urgente.

O medo de perder algo importante é o que faz a maioria das pessoas desistir de seus blocos de anotações. A solução é garantir que o que é realmente urgente não seja enviado por e-mail.

Defina um canal de comunicação para assuntos urgentes. Informe seus colegas mais próximos e seu chefe que qualquer coisa que não possa esperar deve ser comunicada por telefone ou mensagem de texto. A maioria das coisas enviadas por e-mail pode esperar algumas horas, e todos sabem disso.

Inclua isso na sua assinatura ou resposta automática. Uma frase informando quando você leu o e-mail e como entrar em contato caso esteja com pressa elimina a expectativa de uma resposta em minutos.

Seja honesto sobre o seu trabalho. Algumas funções exigem respostas rápidas — atendimento ao cliente, plantão, alguns cargos de gestão. Nesses casos, os bloqueios podem ser mais frequentes ou se aplicar apenas a determinados horários do dia. O objetivo não é ignorar o trabalho, mas sim parar de deixar que sua caixa de entrada o controle.

Explique isso aos outros.

Pode parecer que você está demonstrando menos interesse. Na maioria das vezes, é o oposto: alguém que responde com atenção duas vezes ao dia raramente é percebido como menos engajado do que alguém que responde de forma superficial no momento. Seja direto: "Verifico meu e-mail três vezes ao dia para fazer o que realmente preciso. Ligo se surgir algo urgente."

A mesma lógica se aplica às reuniões — onde o telefone e a caixa de entrada de e-mails costumam estar abertos simultaneamente à conversa, como descrito no artigo sobre celulares em reuniões . E uma visão completa de como o dia de trabalho pode ser estruturado pode ser encontrada no guia sobre como se concentrar no trabalho .

O Protocolo Zenith é um programa de 30 dias para controle de impulsos que treina seu reflexo de autocontrole — seja ele direcionado para o estado de fluxo ou para a sobrecarga de e-mails. Gratuito para começar.