Vous consultez vos e-mails sans arrêt ? Voici comment reprendre le contrôle de votre boîte de réception.

Consulter constamment ses e-mails peut sembler une obligation, mais pour la plupart des gens, cela rend la journée de travail plus stressante et moins productive. Lors d'une expérience, les participants autorisés à consulter leurs e-mails seulement trois fois par jour ont rapporté des niveaux de stress inférieurs à ceux qui pouvaient les consulter librement. La solution ? Consulter ses e-mails par blocs de temps précis chaque jour et prioriser clairement les messages urgents, afin de ne plus avoir à surveiller sa boîte de réception constamment.

La boîte de réception comme réflexe

Pour beaucoup, la consultation des courriels est la première chose que l'on vérifie le matin et la dernière le soir, avec des interruptions constantes entre les deux. Il nous arrive souvent d'ouvrir notre boîte de réception sans avoir reçu le moindre message, juste pour voir s'il y a du nouveau. C'est le même réflexe qui nous pousse à décrocher le téléphone : une petite excitation, un soulagement éphémère, et une habitude qui s'installe progressivement.

Chaque vérification coûte plus cher que les secondes qu'elle prend. On perd le fil de ses activités et il faut du temps pour s'y remettre. L'article sur les interruptions au travail décrit le coût de ces interruptions pendant une journée de travail.

Ce que montrent les expériences

Kostadin Kushlev et Elizabeth Dunn ont fait vivre à un groupe d'adultes une semaine où ils n'étaient autorisés à consulter leurs courriels que trois fois par jour, et une autre semaine où ils pouvaient les consulter aussi souvent qu'ils le souhaitaient. Durant la semaine où les consultations étaient limitées, les participants ont rapporté une diminution de leur stress quotidien.

Gloria Mark et ses collègues sont allés plus loin en demandant à un groupe d'employés de bureau de travailler sans aucun courriel pendant quelques jours. Ils passaient moins souvent d'une fenêtre à l'autre et d'une tâche à l'autre, restaient plus longtemps concentrés sur une même tâche et présentaient des niveaux de stress plus faibles, mesurés par des signaux corporels.

Ces deux études portent sur un petit nombre d'entreprises, et un environnement de travail sans courriel n'est pas envisageable pour la plupart des gens. Mais la tendance est claire : moins souvent n'est pas moins bien, et cela peut même être beaucoup plus agréable.

Trois pâtés de maisons par jour

Choisissez deux ou trois moments par jour pour lire et répondre à vos courriels, par exemple après votre première prise de service le matin, après le déjeuner et juste avant de rentrer chez vous. Entre ces plages horaires, gardez votre boîte de réception fermée.

Désactivez les notifications par e-mail, aussi bien sur votre ordinateur que sur votre téléphone. Recevoir une notification pour un nouvel e-mail est une invitation à contourner le blocage, et la plupart des gens cèdent à la tentation.

Fermez le programme, pas seulement la fenêtre. Un logiciel de messagerie qui tourne en arrière-plan avec une calculatrice dans un coin est une source de distraction, même quand on ne le regarde pas.

Traitez chaque courriel une seule fois. Après l'avoir lu : répondez immédiatement si cela prend moins de deux minutes ; sinon, ajoutez-le à une liste avec un délai pour le traiter. Lire le même courriel cinq fois sans rien faire est la forme de courriel la plus coûteuse.

Pour ne rien manquer d'urgent

La peur de manquer une information importante est ce qui dissuade la plupart des gens d'utiliser leurs blocs de notifications. La solution ? S'assurer que les urgences ne transitent pas par courriel.

Déterminez un canal de communication prioritaire. Informez vos collègues les plus proches et votre supérieur que toute information urgente doit être communiquée par téléphone ou SMS. La plupart des e-mails peuvent attendre quelques heures, et tout le monde le sait.

Intégrez-le à votre signature ou à votre réponse automatique. Une simple phrase indiquant quand vous lisez le courriel et comment vous joindre en cas d'urgence évite d'attendre une réponse immédiate.

Soyez honnête quant à votre travail. Certains rôles exigent une réponse rapide : service client, astreinte, certains postes de direction. Dans ces cas-là, les blocages peuvent être plus fréquents ou ne concerner que certaines périodes de la journée. L’objectif n’est pas d’ignorer le travail, mais de ne plus laisser votre boîte mail le dicter.

Expliquez-le aux autres

Cela peut donner l'impression de montrer un manque d'intérêt. Or, c'est souvent le contraire : une personne qui répond de manière réfléchie deux fois par jour est rarement perçue comme moins impliquée qu'une personne qui répond superficiellement sur le coup. Soyez clair : « Je consulte mes e-mails trois fois par jour pour pouvoir m'occuper de ce que j'ai vraiment à faire. J'appelle en cas d'urgence. »

La même logique s'applique aux réunions : le téléphone et la messagerie sont souvent ouverts en même temps que la conversation, comme l'explique l'article sur les téléphones portables en réunion . Pour une vision complète de l'organisation de la journée de travail, consultez le guide sur la concentration au travail .

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