¿Revisas tu correo electrónico todo el tiempo? Aquí te mostramos cómo recuperar el control de tu bandeja de entrada.

Revisar el correo electrónico constantemente se siente como una responsabilidad, pero para la mayoría de las personas hace que la jornada laboral sea más estresante y menos productiva. En un experimento, los participantes que solo podían revisar su correo tres veces al día reportaron niveles de estrés más bajos que aquellos que podían leer libremente. La solución es leer el correo en bloques específicos al día y tener claro qué es realmente urgente, para que no tengas que estar pendiente de tu bandeja de entrada constantemente.

La bandeja de entrada como reflejo

Para muchos, el correo electrónico es lo primero que revisan por la mañana y lo último por la noche, con interrupciones constantes entretanto. A menudo abrimos nuestra bandeja de entrada sin haber recibido ningún mensaje, solo para ver si ha llegado algo. Es el mismo reflejo de revisión que nos lleva a coger el teléfono: una pequeña emoción, un alivio instantáneo y un hábito que se consolida con cada llamada.

Cada comprobación también cuesta más que los segundos que se tardan. Se pierde la noción de lo que se estaba haciendo y se tarda tiempo en retomarlo. El coste de estas interrupciones durante una jornada laboral se describe en el artículo sobre interrupciones en el trabajo .

Lo que muestran los experimentos

Kostadin Kushlev y Elizabeth Dunn hicieron que un grupo de adultos viviera una semana en la que solo se les permitía revisar su correo electrónico tres veces al día, y otra semana en la que podían revisarlo con la frecuencia que quisieran. Durante la semana con pocas revisiones, los participantes reportaron menores niveles de estrés diario.

Gloria Mark y sus colegas fueron más allá e hicieron que un grupo de oficinistas trabajara completamente sin correo electrónico durante unos días. Cambiaron menos de ventana y de tarea, se concentraron más tiempo en una sola tarea y mostraron niveles de estrés más bajos, según lo medido por señales corporales.

Ambos estudios son pequeños, y un entorno laboral sin correo electrónico no es algo que la mayoría de la gente pueda implementar. Pero la conclusión es clara: usarlo con menos frecuencia no es peor, y puede resultar mucho más agradable.

Tres bloques al día

Elige dos o tres momentos al día para leer y responder correos electrónicos; por ejemplo, después de tu primer turno por la mañana, después del almuerzo y un rato antes de irte a casa. Entre esos momentos, mantén tu bandeja de entrada cerrada.

Desactiva las notificaciones de correo electrónico, tanto en tu ordenador como en tu teléfono. Recibir una notificación de un nuevo correo es una invitación a romper el bloqueo, y la mayoría de la gente lo hará.

Cierra el programa, no solo la ventana. Un programa de correo electrónico ejecutándose en segundo plano con una calculadora en la esquina resulta una distracción incluso cuando no estás mirando.

Gestiona cada correo electrónico una sola vez. Una vez leído, responde inmediatamente si te lleva menos de un par de minutos; de lo contrario, añádelo a una lista con una fecha y hora para responderlo. Leer el mismo correo cinco veces sin hacer nada es la forma más costosa de gestionar un correo electrónico.

Para que no te pierdas lo urgente

El temor a perderse algo importante es lo que hace que la mayoría de la gente abandone sus bloqueos. La solución es asegurarse de que lo verdaderamente urgente no se envíe por correo electrónico.

Determina un canal de comunicación urgente. Informa a tus colegas más cercanos y a tu jefe que cualquier asunto que no pueda esperar debe comunicarse por teléfono o mensaje de texto. La mayoría de los correos electrónicos pueden esperar unas horas, y todos lo saben.

Inclúyelo en tu firma o en tu respuesta automática. Una breve frase sobre cuándo leíste el correo electrónico y cómo contactarte si tienes prisa elimina la expectativa de una respuesta inmediata.

Sé honesto sobre tu trabajo. Algunos puestos requieren una respuesta rápida: atención al cliente, guardias, ciertos puestos de gestión. En esos casos, los bloqueos pueden ser más frecuentes o aplicarse solo a ciertas horas del día. El objetivo no es ignorar el trabajo, sino dejar de permitir que tu bandeja de entrada lo controle.

Explícaselo a los demás

Puede parecer que estás demostrando menos interés. Sin embargo, en la mayoría de los casos es todo lo contrario: rara vez se percibe a alguien que responde con atención dos veces al día como menos comprometido que alguien que responde de forma superficial e inmediata. Dilo sin rodeos: «Reviso mi correo electrónico tres veces al día para ocuparme de lo que realmente necesito hacer. Llamo si surge algo urgente».

La misma lógica se aplica a las reuniones, donde el teléfono y el correo electrónico suelen estar abiertos simultáneamente con la conversación, como se describe en el artículo sobre el uso de teléfonos móviles en las reuniones . Para obtener una visión completa de cómo estructurar la jornada laboral, consulte la guía sobre cómo concentrarse en el trabajo .

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