Prüfen Sie ständig Ihre E-Mails? So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang zurück.

Ständiges E-Mail-Checken mag zwar wie eine Pflicht erscheinen, führt aber bei den meisten Menschen zu mehr Stress und geringerer Produktivität im Arbeitsalltag. In einem Experiment berichteten Teilnehmer, die ihre E-Mails nur dreimal täglich abrufen durften, von einem niedrigeren Stressniveau als diejenigen, die uneingeschränkt lesen durften. Die Lösung: Lesen Sie Ihre E-Mails in wenigen festgelegten Blöcken pro Tag und priorisieren Sie dringende Angelegenheiten – so müssen Sie Ihren Posteingang nicht ständig überwachen.

Der Posteingang als Reflex

Für viele ist die E-Mail-Prüfung morgens das Erste und abends das Letzte, was sie tun – unterbrochen von ständigen Unterbrechungen. Oft öffnen wir unseren Posteingang, ohne überhaupt Nachrichten erhalten zu haben, nur um zu sehen, ob etwas angekommen ist. Es ist derselbe Kontrollreflex, der uns zum Telefon greifen lässt: ein kurzer Nervenkitzel, eine schnelle Erleichterung und eine Gewohnheit, die sich mit jedem Anruf verfestigt.

Jede Überprüfung kostet zudem mehr als die wenigen Sekunden, die sie dauert. Man verliert den Faden und braucht Zeit, um wieder in die Arbeit zu finden. Wie viel solche Unterbrechungen während eines Arbeitstages kosten, wird im Artikel über Unterbrechungen am Arbeitsplatz beschrieben.

Was die Experimente zeigen

Kostadin Kushlev und Elizabeth Dunn ließen eine Gruppe Erwachsener eine Woche lang ihre E-Mails nur dreimal täglich abrufen und in der darauffolgenden Woche so oft wie gewünscht. In der Woche mit den selteneren E-Mail-Abfragen berichteten die Teilnehmer von einem geringeren täglichen Stresslevel.

Gloria Mark und ihre Kollegen gingen noch einen Schritt weiter und ließen eine Gruppe von Büroangestellten einige Tage lang komplett ohne E-Mails arbeiten. Sie wechselten seltener zwischen Fenstern und Aufgaben, blieben länger bei einer Aufgabe und wiesen, gemessen an körperlichen Signalen, ein niedrigeres Stressniveau auf.

Beide Studien sind klein, und ein E-Mail-freier Arbeitsplatz ist für die meisten Menschen nicht umsetzbar. Die Richtung ist jedoch klar: Weniger ist nicht schlechter, und es kann deutlich angenehmer sein.

Drei Blöcke pro Tag

Legen Sie zwei bis drei feste Zeiten pro Tag fest, um Ihre E-Mails zu lesen und zu beantworten, beispielsweise nach Ihrer ersten Schicht am Morgen, nach dem Mittagessen und kurz vor Feierabend. Zwischen diesen Schichten sollte Ihr Posteingang geschlossen bleiben.

Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen. Sowohl auf Ihrem Computer als auch auf Ihrem Smartphone. Eine Benachrichtigung über eine neue E-Mail ist eine Einladung, die Blockade zu durchbrechen, und die meisten Menschen nehmen sie an.

Schließen Sie das Programm, nicht nur das Fenster. Ein im Hintergrund laufendes E-Mail-Programm mit einem Taschenrechner in der Ecke lenkt ab, selbst wenn man nicht hinsieht.

Bearbeiten Sie jede E-Mail nur einmal. Sobald Sie sie gelesen haben: Antworten Sie sofort, wenn es weniger als ein paar Minuten dauert. Ansonsten setzen Sie sie auf eine Liste mit einem Bearbeitungszeitpunkt. Dieselbe E-Mail fünfmal zu lesen, ohne etwas zu unternehmen, ist die teuerste Art der E-Mail-Bearbeitung.

Damit Sie nichts Dringendes verpassen.

Die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen, ist der Grund, warum die meisten ihre Blockaden aufgeben. Die Lösung besteht darin, sicherzustellen, dass wirklich dringende Angelegenheiten nicht per E-Mail versendet werden.

Legen Sie einen Notfallkanal fest. Teilen Sie Ihren engsten Kollegen und Ihrem Vorgesetzten mit, dass alles, was nicht warten kann, per Anruf oder SMS erfolgen soll. Die meisten E-Mails können einige Stunden warten, das ist allgemein bekannt.

Fügen Sie es Ihrer Signatur oder Ihrem Autoresponder hinzu. Eine kurze Zeile darüber, wann Sie die E-Mail gelesen haben und wie man Sie erreichen kann, wenn es schnell gehen muss, nimmt dem Ganzen die Erwartung einer Antwort innerhalb weniger Minuten.

Seien Sie ehrlich, was Ihre Arbeit angeht. Manche Positionen erfordern schnelle Reaktionszeiten – Kundenservice, Bereitschaftsdienst, bestimmte Führungspositionen. In diesen Fällen können die Wartezeiten häufiger sein oder sich nur auf bestimmte Tageszeiten beschränken. Es geht nicht darum, die Arbeit zu vernachlässigen, sondern darum, sich nicht länger von Ihrem E-Mail-Postfach beherrschen zu lassen.

Erkläre es anderen

Es kann sich so anfühlen, als würdest du signalisieren, dass es dir weniger wichtig ist. Meistens ist aber das Gegenteil der Fall: Jemand, der zweimal täglich überlegt antwortet, wird selten als weniger engagiert wahrgenommen als jemand, der nur halbherzig reagiert. Sag es ganz offen: „Ich checke meine E-Mails dreimal täglich, um mich um meine eigentlichen Aufgaben zu kümmern. Ruf an, wenn etwas Dringendes dazwischenkommt.“

Dasselbe gilt für Besprechungen – wo Telefon und E-Mail oft parallel zum Gespräch geöffnet sind, wie im Artikel über Mobiltelefone in Besprechungen beschrieben. Ein vollständiges Bild davon, wie der Arbeitstag strukturiert werden kann, finden Sie im Leitfaden zur Konzentration auf die Arbeit .

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