Was Unterbrechungen am Arbeitsplatz Sie wirklich kosten

Eine Unterbrechung im Arbeitsalltag kostet mehr Zeit, als die Unterbrechung selbst in Anspruch nimmt. Zeitraubend sind nicht die dreißig Sekunden, die man mit dem Beantworten der Frage oder dem Lesen der Notiz verbringt, sondern die Zeit danach. Das Gehirn kann die unterbrochene Tätigkeit nicht so leicht hinter sich lassen, wie man den Raum verlässt, und ein Teil der Aufmerksamkeit bleibt bei der alten Aufgabe, während man versucht, mit der neuen zu beginnen. Die Psychologin Sophie Leroy hat diesem Phänomen einen Namen gegeben: Aufmerksamkeitsrest – ein kognitives Echo, das die Leistung bei der anschließenden Arbeit beeinträchtigt, lange nachdem die Unterbrechung selbst beendet ist.

Der Kollege an der Tür ist selten das eigentliche Problem

Es ist leicht, die Unterbrechung dafür verantwortlich zu machen: die aufploppende E-Mail, die kurze Frage des Kollegen, das klingelnde Telefon. Doch was wirklich Zeit kostet, passiert nicht während der Unterbrechung, sondern danach, in den Minuten, in denen man zwar wieder an der Aufgabe ist, aber innerlich gedanklich abwesend. Aufmerksamkeit lässt sich nicht einfach ein- und ausschalten. Sie schwindet, und ein Teil davon bleibt bei dem hängen, was man gerade verlassen hat.

Deshalb können zwei gleich lange Unterbrechungen ganz unterschiedlich viel Zeit kosten. Eine Unterbrechung mitten in einer einfachen, fast abgeschlossenen Aufgabe hinterlässt kaum Spuren. Eine Unterbrechung mitten in einer komplexen, noch nicht beendeten Aufgabe kann Ihre Konzentration jedoch noch lange beeinträchtigen, nachdem Sie wieder an die Arbeit gegangen sind. Wenn Sie beispielsweise gerade einen längeren Text verfassen und im Flur durch eine Frage unterbrochen werden, ist es nicht die Frage selbst, die Sie Zeit kostet – sondern die folgenden Minuten, in denen ein Teil des Gedankens noch sackt, während Sie denselben Absatz zweimal lesen.

Ein kognitives Echo, das nachklingt

Leroys Forschung zeigt, dass die Folgen von Unterbrechungen nicht nur ein Gefühl der Ablenkung sind – sie wirken sich auch auf die tatsächliche Leistung aus. Wer mitten in einer Aufgabe unterbrochen wird, schneidet bei der nächsten Aufgabe schlechter ab als diejenigen, die ungestört arbeiten können, selbst wenn ihnen gleich viel Zeit zur Verfügung steht und alle anderen Bedingungen identisch sind. Das erklärt, warum sich ein Arbeitstag mit vielen kurzen Unterbrechungen anstrengender anfühlen kann als ein Tag mit weniger, aber längeren Unterbrechungen, obwohl die Gesamtunterbrechungszeit rein rechnerisch gleich ist.

Unerledigte Aufgaben hinterlassen einen stärkeren Eindruck

Eine von Leroys wichtigsten Schlussfolgerungen ist, dass der Grad der Nachwirkungen damit zusammenhängt, wie unvollständig die Aufgabe zum Zeitpunkt der Unterbrechung war. Je unvollständiger die Arbeit, desto schwerer fällt es dem Gehirn, sie loszulassen – und desto weiter dringt es in die nächste Aufgabe ein. Das macht das Smartphone zu einer besonders kostspieligen Unterbrechungsquelle: Benachrichtigungen erscheinen selten, wenn man mit etwas fertig ist, sondern mitten im Schreiben einer E-Mail oder in einem Gedankengang, der noch nicht abgeschlossen ist. Derselbe Mechanismus liegt einem Großteil dessen zugrunde, was im Artikel über Bildschirmzeit am Arbeitsplatz beschrieben wird – nicht die Zeit, die man mit dem Smartphone verbringt, ist am kostspieligsten, sondern der Zeitpunkt, an dem es in den Arbeitsablauf eingreift.

Wie lange bleibt es eingeschaltet?

Gloria Mark untersucht seit mehreren Jahren die Erholungszeit nach Arbeitsunterbrechungen. Wie lange es genau dauert, bis die Konzentration wieder das vorherige Niveau erreicht, variiert je nach Studie – abhängig davon, wie die Unterbrechung gemessen wird, welche Art von Aufgabe unterbrochen wurde und wie „Erholung“ definiert wird. Die in verschiedenen Kontexten kursierenden Zahlen sollten daher als Schätzwerte aus spezifischen Studiendesigns und nicht als universelle Zahl für alle Unterbrechungen verstanden werden. Sicher ist die Richtung, nicht die genaue Minutenzahl: Eine Unterbrechung mitten in einer komplexen Arbeit kostet messbar mehr Zeit, als die sichtbaren Sekunden vermuten lassen.

Was Sie tatsächlich dagegen tun können

Unterbrechungen lassen sich nicht vollständig vermeiden – Kollegen, Meetings und dringende Angelegenheiten gehören zum Arbeitsalltag. Was Sie jedoch beeinflussen können, ist, wie oft Sie selbst Unterbrechungen auslösen. Jedes Mal, wenn Sie zwischen zwei Gedanken auf Ihr Handy schauen, hinterlassen Sie dieselbe Spur wie eine Unterbrechung von außen, nur eben ganz bewusst. Das gilt selbst dann, wenn der Blick aufs Handy nur wenige Sekunden dauert – nicht die Zeit, die Sie in der Hand halten, ist das Problem, sondern die Unterbrechung einer Aufgabe, bevor sie abgeschlossen ist, und die damit verbundene Nachwirkung.

Sich die Gewohnheit anzueignen, einen Gedanken oder eine Aufgabe abzuschließen, bevor man wechselt, ist daher die wichtigste Veränderung im Arbeitsalltag – mehr noch als Kollegen zu vergraulen oder alle Benachrichtigungen sofort auszuschalten. Es geht nicht darum, nie unterbrochen zu werden, sondern darum, sich nicht länger selbst unnötig zu unterbrechen. Die Grundlagen, wie das in der Praxis gelingt, erklären wir in unserem Leitfaden für konzentriertes Arbeiten .

Das Zenith-Protokoll ist ein 30-Tage-Programm, das Ihnen hilft, selbstinduzierte Unterbrechungen zu vermeiden – den Impuls, mitten in einem noch nicht abgeschlossenen Gedanken Ihr Handy zu checken. Es kann Ihnen dabei helfen, längere und konzentriertere Phasen der Konzentration zu erreichen. Der Einstieg ist kostenlos.