هل تتفقد بريدك الإلكتروني طوال الوقت؟ إليك كيفية استعادة صندوق الوارد الخاص بك

قد يبدو تفقد البريد الإلكتروني باستمرار مسؤولية، لكنه في الواقع يزيد من ضغوط العمل ويقلل الإنتاجية لدى معظم الناس. في إحدى التجارب، أفاد المشاركون الذين سُمح لهم بتفقد بريدهم الإلكتروني ثلاث مرات فقط يوميًا بمستويات توتر أقل من أولئك الذين سُمح لهم بالقراءة بحرية. الحل يكمن في قراءة البريد الإلكتروني على فترات محددة يوميًا، مع تحديد مسار واضح للرسائل العاجلة، ما يغنيك عن مراقبة صندوق الوارد باستمرار.

صندوق الوارد كرد فعل

بالنسبة للكثيرين، يُعدّ البريد الإلكتروني أول ما يتفقدونه صباحًا وآخر ما يتفقدونه ليلًا، مع انقطاعات متكررة بينهما. غالبًا ما نفتح صندوق الوارد دون أن نتلقى أي رسائل، فقط لنرى إن كان قد وصل شيء. إنها نفس غريزة التفقد التي تدفعنا إلى استخدام الهاتف: متعة عابرة، وراحة سريعة، وعادة تترسخ مع كل استخدام.

كل عملية فحص تكلف أكثر من مجرد الثواني التي تستغرقها. تفقد تركيزك على ما كنت تفعله، ويستغرق الأمر وقتًا لاستعادته. يُشرح مقدار تكلفة هذه المقاطعات خلال يوم العمل في مقال " المقاطعات في العمل" .

ما تُظهره التجارب

أجرى كوستادين كوشليف وإليزابيث دان تجربةً على مجموعة من البالغين، حيث قضى كلٌّ منهم أسبوعًا يُسمح فيه بتفقد بريده الإلكتروني ثلاث مرات فقط يوميًا، وأسبوعًا آخر يُسمح فيه بتفقده متى شاء. وخلال الأسبوع الذي اقتصر فيه تفقد البريد الإلكتروني، أفاد المشاركون بانخفاض مستوى التوتر اليومي لديهم.

ذهبت غلوريا مارك وزملاؤها إلى أبعد من ذلك، حيث قاموا بتكليف مجموعة من موظفي المكاتب بالعمل بشكل كامل دون استخدام البريد الإلكتروني لبضعة أيام. وقد لاحظوا أنهم قللوا من التنقل بين النوافذ والمهام، وركزوا على مهمة واحدة لفترة أطول، كما أظهروا مستويات توتر أقل وفقًا لما تم قياسه من خلال الإشارات الجسدية.

كلا الدراستين صغيرتان، وبيئة العمل الخالية من البريد الإلكتروني ليست شيئًا يستطيع معظم الناس تطبيقه. لكن الاتجاه واضح: التقليل من استخدام البريد الإلكتروني ليس بالضرورة أسوأ، بل قد يكون أكثر متعة بشكل ملحوظ.

ثلاث كتل في اليوم

اختر مرتين أو ثلاث مرات يومياً لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، مثلاً بعد انتهاء نوبتك الصباحية الأولى، وبعد الغداء، وقبل مغادرتك المنزل بقليل. وبين فترات العمل، أبقِ صندوق بريدك مغلقاً.

أوقف إشعارات البريد الإلكتروني، سواءً على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف. فإشعار وصول بريد إلكتروني جديد بمثابة دعوة لكسر الحظر، ومعظم الناس سيقبلون بذلك.

أغلق البرنامج، وليس النافذة فقط. فبرنامج البريد الإلكتروني الذي يعمل في الخلفية مع وجود آلة حاسبة في الزاوية يشتت الانتباه حتى عندما لا تنظر إليه.

تعامل مع كل بريد إلكتروني مرة واحدة فقط. بمجرد قراءته: أجب عليه فورًا إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين، وإلا فأضفه إلى قائمة مع تحديد وقت للرد عليه. إن قراءة البريد الإلكتروني نفسه خمس مرات دون فعل أي شيء هو أسوأ أنواع البريد الإلكتروني.

حتى لا تفوتك الأمور العاجلة

إنّ الخوف من تفويت أمرٍ هام هو ما يدفع معظم الناس إلى التخلي عن مشاريعهم. والحل يكمن في التأكد من عدم إرسال الأمور العاجلة عبر البريد الإلكتروني.

حدد قناة اتصال عاجلة. أخبر أقرب زملائك ومديرك أن أي شيء لا يحتمل التأجيل يجب أن يتم عبر مكالمة هاتفية أو رسالة نصية. معظم الرسائل الإلكترونية يمكن تأجيلها لبضع ساعات، وهذا أمر معروف للجميع.

أضفها إلى توقيعك أو ردك التلقائي. سطرٌ يوضح متى قرأت البريد الإلكتروني وكيفية التواصل معك إذا كنت مستعجلاً يزيل توقع الرد في غضون دقائق.

كن صادقًا بشأن وظيفتك. تتطلب بعض الوظائف استجابة سريعة، مثل خدمة العملاء، والعمل بنظام المناوبة، وبعض المناصب الإدارية. في هذه الحالات، قد تكون فترات الانتظار أكثر تكرارًا، أو تقتصر على أوقات محددة من اليوم. الهدف ليس تجاهل العمل، بل التوقف عن السماح لبريدك الإلكتروني بالتحكم فيه.

اشرح ذلك للآخرين

قد يبدو الأمر وكأنك تُظهر عدم اكتراثك. لكن في أغلب الأحيان، يكون العكس هو الصحيح: فالشخص الذي يردّ بتأنٍّ مرتين يوميًا نادرًا ما يُنظر إليه على أنه أقل تفاعلًا من الشخص الذي يردّ بفتور ودون حماس. قلها بصراحة: "أُراجع بريدي الإلكتروني ثلاث مرات يوميًا لأُنجز ما عليّ فعله فعلاً. اتصل بي إذا طرأ أمرٌ عاجل."

وينطبق المنطق نفسه على الاجتماعات، حيث يكون الهاتف والبريد الإلكتروني مفتوحين غالبًا بالتوازي مع المحادثة، كما هو موضح في المقال حول استخدام الهواتف المحمولة في الاجتماعات . ويمكن الاطلاع على الصورة الكاملة لكيفية تنظيم يوم العمل في الدليل الخاص بالتركيز على العمل .

بروتوكول زينيث هو برنامج للتحكم في الاندفاعات مدته 30 يومًا، يُدرّب ردة فعلك في ضبط النفس، سواءً أكانت هذه الاستجابة تؤدي إلى التركيز أو إلى الانشغال بأمور أخرى. البدء مجاني.